Cómo hacer un flujo de caja en Excel para tu negocio
Las columnas que necesitás, la fórmula del saldo acumulado y los errores que hacen que la planilla te mienta justo cuando más la necesitás.
Un flujo de caja no es el resumen del banco ni el estado de resultados. Es una sola pregunta, contestada para cada día que viene: ¿cuánta plata voy a tener?
Si la respuesta se pone en rojo el 23, querés enterarte hoy y no el 23. Eso es todo lo que hace un flujo de caja, y por eso una planilla bien armada ya te resuelve el 80% del problema.
Las cinco columnas que necesitás
No hacen falta más para empezar:
| Columna | Qué va |
|---|---|
| Fecha | El día del movimiento |
| Concepto | Qué es, en tus palabras |
| Tipo | Ingreso o egreso |
| Monto | El número, siempre positivo |
| Saldo | Lo que queda después de ese movimiento |
La tentación es agregar diez columnas más —categoría, centro de costo, medio de pago, responsable—. Al principio no las llenás y la planilla se vuelve un formulario que da pereza abrir. Empezá con cinco. Agregás cuando te falten.
La única fórmula que importa
El saldo de cada fila es el saldo anterior más lo que entra menos lo que sale.
Si tu monto está en D y el tipo en C, en la columna E:
=E2 + SI(C3="Ingreso"; D3; -D3)Arrastrás esa fórmula hasta abajo y ya tenés el saldo día por día. La primera fila lleva el saldo inicial a mano: lo que hay hoy en la caja y en el banco.
Con eso solo, mirando la columna E, ves en qué momento del mes te quedás corto.
Proyectar: lo que separa un registro de un flujo
Hasta acá tenés un registro: lo que ya pasó. Un flujo de caja sirve porque incluye lo que todavía no pasó.
Cargá en las fechas futuras todo lo que ya sabés:
- El alquiler, que sale siempre el 5
- Los sueldos y el aguinaldo cuando corresponde
- Las cuotas de préstamos o del auto
- Los cobros que tenés comprometidos, en la fecha realista y no en la que te prometieron
- Los impuestos del mes
Esa última distinción es la que más duele. Si un cliente te dice que paga a 30 días y siempre paga a 45, cargalo a 45. La planilla no te va a retar por ser optimista: simplemente te va a mentir.
Para las ventas que todavía no tenés comprometidas, no inventes un número: proyectalas con tu propia historia y cargá el escenario pesimista, que es el que sirve para planificar la caja.
Los cuatro errores que hacen que la planilla mienta
Mezclar lo personal con lo del negocio. Si de la misma cuenta sale el supermercado y el proveedor, el flujo no te dice nada útil sobre el negocio. Separalos aunque sea con una columna más.
Anotar la factura en vez del cobro. El flujo de caja va por movimiento de plata, no por devengado. Una factura emitida el 3 que se cobra el 28 va en el 28. Es el error más común de quien viene de mirar ventas — y es justo la diferencia entre esto y el libro diario, que sí registra la venta el día 3.
Olvidar lo que no es mensual. El seguro anual, el aguinaldo, la patente, la renovación del dominio. No aparecen en un mes típico y por eso desarman la proyección justo el mes que caen. Cargalos el día que sabés que van a salir, aunque falten siete meses.
Dejar de actualizarla. Es el que mata a la mayoría de las planillas. Una que está tres semanas sin tocar no es un flujo de caja: es un archivo. Mejor cinco minutos los lunes que dos horas cuando ya no sirve.
Cuándo la planilla deja de alcanzar
Mientras tengas pocos movimientos y una sola cuenta, Excel es la herramienta correcta. Es gratis, la entendés y es tuya.
Las señales de que se te está quedando chica son concretas:
- Tenés varias planillas y ya no sabés cuál es la buena
- Alguien tocó una fórmula y los números cambiaron sin que nadie sepa por qué
- Necesitás ver más de un año hacia adelante y arrastrar fórmulas se vuelve inmanejable
- Querés saber qué pasa si vendés 20% menos, y probarlo implica romper la planilla que funciona
Ahí el problema deja de ser de esfuerzo y pasa a ser de herramienta. Nada de eso significa que hiciste mal la planilla: significa que tu negocio creció más que ella.